AI活用 支援事務ワークフロー自動化研修

支援員が担当する支援事務を工程に分け、入力・出力・担当・所要時間・使用ツールを業務フロー図と工程表に書く手順を習得します。

• 1-1 支援事務を工程に分ける

  出欠連絡の受付と送迎の調整、支援記録、モニタリング記録、サービス提供実績記録票、工賃計算、受注作業の進行管理を工程に分け、入力・出力・担当・所要時間・使用ツール・紙かデータかを書く。

• 1-2 転記と照合の見つけ方

  同じ内容を書き写している箇所、照合している箇所、誤りが請求や支払いに直結する箇所の見つけ方。LMSへの接続と記入方法の確認。

頻度・所要時間・ルールの明確さ・誤りの影響を基準に、生成AIに任せる工程・自動化する工程・人が判断する工程を分ける手順を練習します。

• 2-1 判定の基準

  頻度・所要時間・ルールの明確さ・誤りの影響。支援員・サービス管理責任者が判断すべき工程（支援方針、個別支援計画の判断、利用者への説明）との線引き。

• 2-2 相互レビューと講評

  判定の根拠を説明し、受講者同士でレビューする。

音声メモ・作業日誌・面談メモから支援記録の定型項目を作り、モニタリング記録を要約する手順を、入力してよい情報の範囲と確認手順とセットで習得します。

• 3-1 支援記録の定型項目づくり

  日時、作業内容、本人の様子、支援内容、次回の対応を作る指示文の組み立て方。出力を記録上の事実と照らす手順。

• 3-2 モニタリング記録の要約

  要約と「前回からの変化」の抽出。サービス管理責任者の確認に回す前の確認項目。

サービス提供実績記録票と出欠・送迎記録の突き合わせ、工賃計算表の検算、関係機関・家族向けの連絡文の作成を生成AIで行う手順を習得します。

• 4-1 突き合わせと検算

  実績記録票と出欠記録・送迎記録の突き合わせ、工賃計算表（作業時間・単価・欠勤）の検算と、差異が出たときの確認の順番。

• 4-2 連絡文

  関係機関・家族向けの連絡文と、やさしい日本語への書き換え。

きっかけ→取得→加工→書き出し→通知の順で処理の流れを設計し、人の確認点の置き方を習得します。

• 5-1 処理の流れの設計

  フォーム・表計算・メール・チャット通知の組み合わせ方。人の確認点の置き方と、要配慮個人情報を扱う工程の分け方。

• 5-2 支援事務の設計例

  欠席連絡→出欠表→送迎表、日報フォーム→月次集計→工賃計算表、受注メール→作業台帳。

設計書に沿って、架空データとひな形で「日報フォーム→月次集計→工賃計算表への転記→担当者への通知」の流れを組み立てます。

• 6-1 段階ごとの組み立て

  各段階の出力を確かめながら進める。講師がLMSの記入と画面でその場で確認・講評する。

• 6-2 本番業務との切り分け

  演習は架空データで行い、自社の本番業務への組み込みは訓練では行わない。

入力漏れ・二重送信・表記ゆれ・月またぎ・欠勤のデータを流して挙動を確かめ、エラー時の通知、止める手順、戻す手順を習得します。

• 7-1 想定外データでの動作確認

  入力漏れ・二重送信・表記ゆれ・月またぎ・欠勤の架空データを流し、挙動を確かめる。

• 7-2 止め方と戻し方

  エラー時の通知の出し方、処理を止める手順、元に戻す手順。

自動化した処理の誤りを見つけ、止める・戻す・記録を残す手順を習得し、全単元の手順を通しで練習します。

• 8-1 誤りの検出と記録

  件数照合、抜け漏れ確認、前月との差の確認。実地指導・監査で処理の経過を説明できる記録の残し方。

• 8-2 総合演習と要点整理

  架空事業所の支援事務1件について、業務フロー→工程の選別→生成AIの手順→ワークフロー→確認手順を通しで行い、相互レビュー。全8単元の要点整理と質疑。