- 課題: 見積・納品・請求をExcelと紙で手書きし、受注のたびに数字を打ち直していた
- やったこと: 受発注・在庫・顧客・SNS発信を1つのダッシュボードに集約する設計を固めた
- 変わったこと: 事務90時間削減とSNS月10回投稿を目標に、2026年10月から開発中
見積書も納品書も、代表が一人でExcelと紙に書き分けていた
「鹿児島県で食品や飲料を製造・小売するA社。」など離島の表現を外す見積書、納品書、請求書の3枚を、代表がExcelと紙に書き分けていた。
商品は20種類あり、卸先や店舗、EC、ふるさと納税で価格や条件が変わる。受注が来るたびに同じ数字を別のシートに打ち直し、在庫はExcelと紙で数えていた。
SNSの投稿は月0回まで落ち込んでいた。顧客の情報もLINE公式・自社EC（Shopify）・ふるさと納税サイト・店舗のPOS（Airペイ）にそれぞれ登録され、誰が何度買っているかは代表の記憶が頼りだった。
出荷は週2回、月に約50件。「8割が県外向けで、遠隔地ゆえの送料も負担になっていた。」など離島の表現を外す企画・製造・販売・情報発信・事務のほぼすべてを代表一人でこなし、東京にいる開発担当者1名と家族が製造を一部手伝う体制だった。
受注1回の入力で、納品書から売上の記録までつなげる設計
2026年夏の相談を経て、受発注・見積・請求・在庫・顧客・SNS発信のデータを1つのデータベースに集める設計を固めた。代表が毎日開く専用ダッシュボード1枚で完結させる。
仕組みの流れは次の通り。
- 受注を1回入力すれば納品書・請求書・売上の記録まで自動でつながる
- 在庫が発注点を下回ったら画面と通知で知らせる
- SNSはAIが週1回まとめて下書きと画像案をつくる
- 代表が中身を直して承認したものだけを予約投稿する
- 会計は弥生会計クラウド版、ECはShopifyとデータで連携する
SNS発信は、AIに任せる部分と代表が最後に目を通す部分を分けた。文章を書く手を止めなくていいように、下書きと承認を役割分担にしている。
開発は2026年10月から本格的に始まり、年内にダッシュボードの最初の形を仕上げてテスト運用に入る計画だ。2027年に入ってから在庫アラートとSNS投稿支援を加え、あわせてシステム操作と生成AI活用の研修を2回行う予定になっている。鹿児島県のDX補助金も活用しながら、直近1年をかけて段階的に仕組みを積み上げていく。
目指しているのは、数字を打つ時間を発信と商品開発に回すこと
この設計で見込むのは、事務作業でおよそ90時間分の削減。月0回のSNS投稿を月10回に増やし、リピート購入率と売上をそれぞれ10%引き上げる。
| 前 | 後 | |
|---|---|---|
| 受発注・請求 | 受注のたびに見積・納品・請求を手書きで転記 | 受注1回の入力で納品書・請求書・売上の記録まで自動反映 |
| SNS投稿 | 月0回 | AIが週1回下書きし、代表の承認で月10回を目標 |
開発はまだ途中で、これらは目指している数字であって実績ではない。狙いは、数字を打つ時間を新しい商品の企画や情報発信に回すことにある。
こんな会社に
一人で何役もこなしながら、Excelと紙、複数のチャネルにデータが散らばっている会社は、業種を問わず同じ壁にぶつかりやすい。受注から請求までを1本の流れにして、機械に任せる部分と人が最後に確認する部分を分ける考え方は、そのまま持ち帰れる設計の型になる。