- 課題: 顧問先の入退社手続きを代表一人が記憶し、チェック漏れを常に警戒
- やったこと: 進捗シートを活かしたSlack自動通知とGoogle Workspace移行
- 変わったこと: 毎朝機械が期限を見張り、代表一人で抱えずに済むように
福岡県内で社会保険労務士法人を営むA社。入社・退職のたびに発生する社会保険・雇用保険の手続きは、進捗を一覧シートに書き込みながら、その全体をほぼ代表一人で把握する運用が続いていた。
チェック漏れが起きればクライアントへの手続き遅延に直結するため、常に気を張っている状態だったという。問い合わせの窓口も電話・メール・SNS・対面とばらばらで、どこで何を約束したかを探すだけで時間がかかっていた。
メールは毎日大量に届き、フィッシング系のメールも多い。
進捗シートを毎朝機械がチェックし、Slackに知らせる
fan-milyがまず手をつけたのは、進捗管理シートを作り替えるのではなく、そのまま活かす自動化だった。シートには会社ごとに入社・退職者の氏名と手続きの完了状況が並ぶ。
会社名は先頭行にだけ入力し後続行は空欄にする、という現場の入力の癖もそのまま踏襲し、前の行の値を引き継ぐ形で対応した。仕組みの流れは次の通り。
- 会社ごとの入社・退職者名と手続き状況をシートに集約
- 毎朝Google Apps Scriptがシートを読み込む
- 期限7日以内、または超過の未完了だけを抽出
- Slackの「Ujigamiアラート」に自動投稿
- 日付未確定の行は人の目に渡す
機械が拾える部分と人が最後に確認する部分を、はっきり分けた設計になっている。
運用を始めてから、予定日の扱いや表示の粒度について現場から要望が挙がった。それを反映し、「処理完了予定日」という考え方を導入している。
発生予定日から自動で補完し、期限超過の判定をこの日付基準に変えたことで、完了チェックの入れ忘れも拾えるようになった。入社・退職以外の手続きにも同じ仕組みを広げ、ひとつのシステムに統合している。
メールとファイルをGoogle Workspaceに移す
もう一つの土台づくりが、当時使っていたメールサーバーからGoogle Workspaceへの移行である。容量が逼迫しパフォーマンスが落ちていたメール環境から、約3000件分のメールデータを移した。
利用者は管理者・経営層・スタッフの3区分に分け、共有ドライブも「バックオフィス」「顧客管理」「資料」の3本に整理し、顧客ごとのフォルダをその下に並べる構成にしている。
ファイルの持ち主を個人ではなく組織側に帰属させたのは、スタッフの異動や退職があっても、担当者個人のアカウントにデータが紐づいたままになる事態を避けるためだ。
手続きの抜け漏れを、代表ひとりで抱えなくてよくなった
2026年夏に期限アラートが本番で動き始め、メール・アカウント・ドライブの移行も一段落した。導入から約3か月、本番の進捗管理ファイルへの接続に切り替え、月1回の定例会で運用を見直す段取りに入っている。
手続きの抜け漏れを毎朝機械が見張る体制ができ、前後は次のように変わった。
- 前: 代表一人が全クライアントの進捗を記憶し、チェック漏れを常に警戒
- 後: 毎朝Slackが期限内・期限超過の未完了だけを知らせる
顧問先の増加に管理体制が追いつかない社労士事務所や士業事務所なら、同じように「今あるシートをそのまま活かした自動チェック」から始められる。
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